Caminante no hay camino, se hace camino al andar (A. Machado)
Estoy afrontando mi nuevo reto con mucho entusiasmo y esperando poder construir nuestro camino hacia la Innovación. A los compañeros involucrados en el proyecto, les pido colaboración, paciencia y actitud positiva ante el reto que se nos ha presentado.
En relación a las estrategias y herramientas utilizadas para alcanzar nuestro objetivo, que no es otro que establecer un canal de comunicación más directo en relación a los archivos y gestión documental de nuestro centro de trabajo, estamos utilizando:
1. Creación del grupo en base a usuarios que conocen el programa de Archivos (puesto en práctica recientemente) y que trabajan con la custodia y organización de documentos en las oficinas.
2. Explicación del fin del grupo y de los objetivos que queremos conseguir.
3. Planteamiento de propuestas para hacerlo más interesante.
4. Utilización de las redes sociales (Facebook) como medio para atraer la atención de algunos miembros del grupo que se muestran reacios a participar.
4. Comenzar a publicar e insertar documentos y enlaces de interés, para fomentar la participación y despertar el interés del grupo.
Se pretende tener un contacto más directo y mejorar nuestra gestión interna, con el objetivo de prestar un servicio más eficaz.
Se ha creado un grupo privado en Facebook, donde aparecerán publicaciones, normativa, enlaces de interés, documentos guía para archivar, custodiar y organizar la documentación de manera correcta, además de aportar sugerencias para la buena marcha de los archivos.
El principal obstáculo sigue siendo la colaboración. Para algunos, simplemente la palabra Innovación o Redes Sociales, provoca una cara de asombro y miedo que hacen rechazar cualquier propuesta que les hagas llegar. Espero poder superar este inconveniente.
La mente es un paracaídas, sólo funciona si se abre (A. Einstein)
viernes, 27 de mayo de 2016
martes, 24 de mayo de 2016
DIARIO DE INNOVACIÓN
DIARIO DE INNOVACIÓN
18/05/2016
Descripción del Reto
Quiero compartir con vosotros mi experiencia en mi puesto de trabajo, para que se pueda entender el reto que quiero continuar, ya que considero que lo empezé hace unos meses: trabajo como responsable de un Negociado de Archivo y aunque mi rol es de Administrativa, tengo asociadas otras funciones como puede ser la de técnico de informática, ordenanza o limpiadora, entre otras. Explico el por qué: en mi Negociado no hay más personal que yo y una compañera ordenanza que me ayuda en tareas puntuales, por lo tanto, yo recibo la documentación, yo atiendo el teléfono, yo asesoro a los compañeros del archivo de oficina, yo enseño como funciona el programa de Archiva, yo cargo las cajas a los distintos archivos (aunque me ayuden las compañeras ordenanzas), yo las coloco en las estanterías, yo limpio los documentos cuando los estoy organizando y yo, yo, yo... Ahora lo entendéis? Aunque suene a reivindicación, no lo es, porque ya me he acostumbrado, llevo ya 8 años, a esperar que se apliquen las normas que van surgiendo y se adapte la RPT como es debido y mientras, sigo trabajando, porque me gusta mi trabajo y vengo motivada todos los días.
El
caso es que considero que en estos años he innovado en mi puesto de
trabajo, puesto que lo cogí con nada hecho y he conseguido que los
archivos puedan verse como archivos y no como almacenes de muebles
viejos y cajas acumuladas y que el personal pueda empezar a entender la
importancia de una buena gestión documental. Además, y esto es lo más
importante, que utilizen el programa de Archivo como uno más (he
conseguido que lo utilizen en todos los Servicios, enseñando el acceso y
la forma de utilizarlo) y aunque sigo asesorando por teléfono las dudas
que van teniendo, ya no necesito ir de mesa en mesa, o de Departamento
en Departamento para coger los listados escritos a mano, en su mayoría,
para pasarlos después al programa en mis horas de exclusiva, porque en
horario normal no tenía tiempo.
Mi
reto consistiriá en continuar la labor que empecé con el programa y
crear un blog del archivo, donde se puedan consultar noticias recientes
sobre la gestión de documentación en nuestra Delegación, las
eliminaciones que vamos realizando, los problemas de espacio que van
surgiendo, noticias interesantes o videos que puedan despertar el
interés y sobre todo, que conozcan la labor de archivo desde otro punto
de vista y valoren la necesidad de un buen tratamiento de la
documentación.
¿Despertará el interés y motivación de mis compañeros? ¿Conseguiré que se impliquen en la tarea?
En una próxima publicación os iré informando.
24/05/2016PRIMEROS OBSTÁCULOS
He decidido cambiar de reto y plantear una propuesta diferente, salvando los obstáculos encontrados en el anterior. Es muy dificil llevar a cabo una tarea, sin implicación, sin colaboración. Intentas aplicar lo aprendido en este curso, la información que se nos facilita en los temas, pero activar la iniciativa de las personas, cuando no hay interés ninguno es muy difícil.
Soy positiva y voy a volver a intentarlo. Mi anterior reto consistía en hacer un blog dedicado a la gestión documental y a mantener actualizada la información del Archivo, donde todas las personas de mi entorno laboral encontrarían articulos interesantes, información relevante y podría aportar sus ideas personales sobre gestiones relativas a nuestros archivos o temas relacionados y donde estuviéramos conectados en busca de un bien común, crear algo nuevo en busca de mejorar, progresar y abrirnos a la iniciativa y a la innovación. Como no ha podido ser, mi nuevo reto se centra en utilizar las redes sociales, como medio para captar el interés y la iniciativa de mis compañeros para poder conseguir el reto. En mi siguiente entrada comentaré en qué consiste y las dificultades que voy encontrando. Espero tener mejor respuesta, eso me dará más ánimo. Soy voluntariosa y muy persistente.
27/05/2016
DESCRIPCIÓN DEL RETO NUEVO
El reto consiste en hacer un grupo privado en Facebook (lo de privado es porque mis superiores no terminan de ver bien este proyecto y no quieren que se difunda fuera del equipo de trabajo, así que para que me dieran el visto bueno, he tenido que ceder y hacerlo privado) de Archivos, donde además de informar a los usuarios de los archivos de nuestro entorno laboral, publicamos contenidos, normativa, documentos e incluso instrucciones de cómo realizar las entregas o los préstamos a través del programa que usamos (Archiva). El grupo lo hemos llamado ARCHIVAMOS y lo he hecho en colaboración con compañeros de mi trabajo.
El enlace del grupo:https://www.facebook.com/groups/Archivamos/
Hace unos meses iniciamos la labor de poner en uso el programa en nuestra Delegación, a nivel de usuario de oficina, informando, asesorando y poniendo en práctica los conocimientos. Hemos conseguido utilizar las tecnologías para realizar acciones tan sencillas como solicitar un préstamo o consultar un expediente, llegando incluso a realizar las entregas a través del citado programa. Ha costado mucho esfuerzo, pero ha merecido la pena.
Siguiendo esta línea, he querido introducir la gestión documental y la archivística a todos mis compañeros, fomentando su participación e involucrando en las tareas de archivo a todos ellos.
27/05/2016: DESARROLLO DEL RETO
Caminante no hay camino, se hace camino al andar (A. Machado)
Estoy afrontando mi nuevo reto con mucho entusiasmo y esperando poder construir nuestro camino hacia la Innovación. A los compañeros involucrados en el proyecto, les pido colaboración, paciencia y actitud positiva ante el reto que se nos ha presentado.
En relación a las estrategias y herramientas utilizadas para alcanzar nuestro objetivo, que no es otro que establecer un canal de comunicación más directo en relación a los archivos y gestión documental de nuestro centro de trabajo, estamos utilizando:
1. Creación del grupo en base a usuarios que conocen el programa de Archivos (puesto en práctica recientemente) y que trabajan con la custodia y organización de documentos en las oficinas.
2. Explicación del fin del grupo y de los objetivos que queremos conseguir.
3. Planteamiento de propuestas para hacerlo más interesante.
4. Utilización de las redes sociales (Facebook) como medio para atraer la atención de algunos miembros del grupo que se muestran reacios a participar.
4. Comenzar a publicar e insertar documentos y enlaces de interés, para fomentar la participación y despertar el interés del grupo.
Se pretende tener un contacto más directo y mejorar nuestra gestión interna, con el objetivo de prestar un servicio más eficaz.
Se ha creado un grupo privado en Facebook, donde aparecerán publicaciones, normativa, enlaces de interés, documentos guía para archivar, custodiar y organizar la documentación de manera correcta, además de aportar sugerencias para la buena marcha de los archivos.
El principal obstáculo sigue siendo la colaboración. Para algunos, simplemente la palabra Innovación o Redes Sociales, provoca una cara de asombro y miedo que hacen rechazar cualquier propuesta que les hagas llegar. Espero poder superar este inconveniente.
La mente es un paracaídas, sólo funciona si se abre (A. Einstein)
02/06/2016: Avanzando en el Reto
Continuamos la labor del Reto. Empezamos en el grupo de Facebook "Archivamos" con 8 miembros, con sus miedos y sus negativas a participar en un Proyecto en el que había que implicarse y ya somos 25. Estoy muy contenta del progreso de este proyecto, porque no sólo estamos consiguiendo que los miembros participen, publiquen sus comentarios, ideas, e incluso aporten sus conocimientos, sino que valoran lo que compartimos y se están dando cuenta que lo que en un principio les detenía, ahora les ayuda en su labor diaria.
He colgado documentos que les facilita su tarea a la hora de presentar relaciones de entrega al archivo o de realizar consultas o solicitar préstamos a través del programa Archiva, que es el que utilizamos. Antes todo eran llamadas, paseos hasta el Departamento que te reclamaba para que le guiaras en cómo hacer esto o aquello, porque lo habían olvidado. Ahora sólo tienen que conectarse a Archivamos y consultar los manuales, documentos o simplemente realizar una consulta, que será respondida en breve. Además, se publican documentos históricos del Archivo Nacional o Provincial, interesantes artículos o exposiciones y visitas de Bibliotecas, Museos y Archivos.
Lo último publicado por una componente del grupo: Fotografía de 1946 de la Avenida de la Constitución, con el Archivo de Indias al Fondo.
Ya somos 26 miembros en el grupo Archivamos. Todo un logro. Se va perdiendo el miedo a lo nuevo, a salir de nuestro espacio de seguridad y damos un pasito más y nos implicamos en el trabajo y el grupo.
Hemos creado nuestro primer evento: visita a los Archivos Históricos de la Archidiócesis. La exposición se celebra con motivo del día internacional de los Archivos, un trabajo archivístico que permite poner a disposición de los usuarios, auténticas joyas documentales: siglos XIII a XIX. Algunos miembros del grupo lo propusieron, después de consultar el enlace creado en Facebook y nos ha parecido muy interesante poder hacer esta actividad conjunta.
Yo hago lo que tú no puedes y tú haces lo que yo no puedo. Juntos podemos hacer grandes cosas (Madre Teresa de Calcuta).
06/06/2016: ¿Qué se ha conseguido con el Reto?
https://www.facebook.com/groups/Archivamos/events/
Se está consiguiendo despertar el interés por los documentos, por su conservación, dándoles la importancia primordial que tienen y la necesidad de llevar a cabo una buena organización de los documentos desde su inicio en las oficinas.
Se ha conseguido involucrar a los compañeros en este proyecto, tarea que se hacía muy difícil al comienzo del reto.
Se está realizando contribuciones al proyecto y aportando ideas,
Aún tenemos dificultades que superar, porque no todos se han involucrado totalmente. Nos encontramos a algunos integrantes que rara vez colaboran porque alegan falta de tiempo, dificultades en el manejo de las redes sociales, excesivo trabajo... pero los que se han implicado cubren con creces a los que no.
08/06/2016: EVALUACIÓN FINAL
El proyecto sigue en marcha y seguramente en los próximos días se incorporen nuevos miembros. Estamos teniendo muy buena acogida entre los compañeros y se están cumpliendo nuestros objetivos iniciales. Pero queda mucho camino y se pueden mejorar muchas cosas: hay que mejorar el servicio que este grupo da, utilizando y a su vez, ofertando más recursos (se nos demanda desde las oficinas más documentos explicativos de procedimientos, normativa, o indicaciones puntuales de la utilización del programa Archiva y de webs relacionadas con estos temas), colaborando un poquito más, aportando ideas entre todos y sobre todo, poder abrir el grupo a otros miembros interesados en esta temática.
Enlace: https://www.facebook.com/groups/Archivamos/files/
Este último aspecto está bloqueado porque me falta la autorización de mis superiores, que no apoyan esta iniciativa más allá de un grupo de trabajo en nuestra organización. Pero sería interesante poder abrirse a centros educativos, que son los que nos demandan mucha información al respecto y desconocen los procedimientos y normativa que existe para poder atender el volumen de documentación antigua que se va acumulando en sus archivos y no saben qué hacer con ellos.
Existe otra alternativa que es a través de la web COLABORA, un espacio colaborativo donde se permite intercambiar, compartir, publicar contenidos.. relacionado con una determinada temática y de Archivos no hay nada hasta el momento, así que esto podría compensar el aspecto que no hemos podido lograr con nuestro reto. Esta iniciativa aún no está en marcha, pero como tengo la autorización para llevarla a cabo, se hará real en las próximas semanas.
9/06/2016: NUEVO EVENTO
Nuevo evento en Archivamos para atraer la atención de los integrantes y mantenerlos motivados. ¿Te apuntas?
Enlace: https://www.facebook.com/groups/Archivamos/events/
miércoles, 18 de mayo de 2016
RETO
Quiero compartir con vosotros mi experiencia en mi puesto de trabajo, para que se pueda entender el reto que quiero continuar, ya que considero que lo empezé hace unos meses: trabajo como responsable de un Negociado de Archivo y aunque mi rol es de Administrativa, tengo asociadas otras funciones como puede ser la de técnico de informática, ordenanza o limpiadora, entre otras. Explico el por qué: en mi Negociado no hay más personal que yo y una compañera ordenanza que me ayuda en tareas puntuales, por lo tanto, yo recibo la documentación, yo atiendo el teléfono, yo asesoro a los compañeros del archivo de oficina, yo enseño como funciona el programa de Archiva, yo cargo las cajas a los distintos archivos (aunque me ayuden las compañeras ordenanzas), yo las coloco en las estanterías, yo limpio los documentos cuando los estoy organizando y yo, yo, yo... Ahora lo entendéis? Aunque suene a reivindicación, no lo es, porque ya me he acostumbrado, llevo ya 8 años, a esperar que se apliquen las normas que van surgiendo y se adapte la RPT como es debido y mientras, sigo trabajando, porque me gusta mi trabajo y vengo motivada todos los días.
El caso es que considero que en estos años he innovado en mi puesto de trabajo, puesto que lo cogí con nada hecho y he conseguido que los archivos puedan verse como archivos y no como almacenes de muebles viejos y cajas acumuladas y que el personal pueda empezar a entender la importancia de una buena gestión documental. Además, y esto es lo más importante, que utilizen el programa de Archivo como uno más (he conseguido que lo utilizen en todos los Servicios, enseñando el acceso y la forma de utilizarlo) y aunque sigo asesorando por teléfono las dudas que van teniendo, ya no necesito ir de mesa en mesa, o de Departamento en Departamento para coger los listados escritos a mano, en su mayoría, para pasarlos después al programa en mis horas de exclusiva, porque en horario normal no tenía tiempo.
Mi reto consistiriá en continuar la labor que empecé con el programa y crear un blog del archivo, donde se puedan consultar noticias recientes sobre la gestión de documentación en nuestra Delegación, las eliminaciones que vamos realizando, los problemas de espacio que van surgiendo, noticias interesantes o videos que puedan despertar el interés y sobre todo, que conozcan la labor de archivo desde otro punto de vista y valoren la necesidad de un buen tratamiento de la documentación.
¿Despertará el interés y motivación de mis compañeros? ¿Conseguiré que se impliquen en la tarea?
En una próxima publicación os iré informando.
martes, 17 de mayo de 2016
Tarea 2
Mi rol dentro de la organización es el
de Administrativo. Mi actividad diaria suele repartirse de la siguiente manera: 40% operación – 10%
estrategia – 10% innovación – 20% coordinación – 20% gestión.
La distribución del tiempo que le dedico a cada función coincide
con el gráfico expuesto, aunque varía según la sobrecarga de
trabajo o la época del año en la que la tarea se acumula más por
factores diversos: vacaciones, peticiones simultáneas de los
distintos departamentos, ausencia de personal colaborador, etc... Hay
veces que es necesario dedicar más tiempo a la gestión y otras en
que solamente se opera, sin dejar margen para la innovación. De
todos modos, es muy difícil innovar donde las pautas de acción
están establecidas, o simplemente no cuentas con medios o recursos
disponibles para poder llevar a la práctica iniciativas que
repercutan en tu labor y en la de los demás, sobre todo cuando esto
supone implicar a otros participantes que no tienen la motivación
suficiente como para colaborar en ello.
Pienso que debería dedicar más tiempo
a diseñar estrategias que pueda llevar a la práctica, con el fin de
eliminar barreras que entorpecen o dificultan mi trabajo dentro de la
Administración. Y más tiempo a la innovación, con la consiguiente
colaboración por parte de superiores y compañeros. Para ello
debería disponer de medios y recursos, de dosis extra de motivación,
actitud positiva e implicación en la tarea, y en cuyo producto final
se vea la mejora en el bienestar colectivo.
Suscribirse a:
Entradas (Atom)